Předávání dokladů vs. vlastní ekonomický systém
7.10.2013
Každý podnikatel musí kromě vlastního podnikání vést účetnictví či daňovou evidenci. Veškerou agendu s tím spojenou může vykonávat osobně, za pomoci svých zaměstnanců nebo prostřednictvím externí účetní firmy. Menší živnostníci zvládají vystavovat faktury a zpracovávat daňová přiznání sami. S přibýváním zakázek se zvyšuje náročnost administrativy a je třeba řešit otázku, zda ji zpracovávat ve firmě, dodavatelsky či kombinovaně. Vystavení faktury zvládne každý podnikatel, náročnější účetní záležitosti pak musí řešit s účetní či s daňovým poradcem.
Řada podnikatelů si své účetnictví nechává zpracovat u externí účetní. Zpravidla jednou za měsíc jí předají nashromážděné doklady a ona je navstupuje do účetního programu, vygeneruje potřebné sestavy a případně je rozešle jednotlivým úřadům. Doklady zařadí do šanonů a podnikatele průběžně informuje o jeho výsledcích. De facto tak vzniká dvojí agenda. Podnikatel totiž vystavuje vlastní faktury, přijímá dodavatelské faktury a zajišťuje jejich proplacení. Zároveň kontroluje, zda mu jeho odběratelé zaplatili. Jak podnikatel, tak účetní zpracovávají totožnou agendu. Při menším objemu dokladů je takováto spolupráce bezproblémová. S přibývajícími zakázkami a zároveň s přibývajícími doklady je vhodné podívat se po efektivnějším řešení.
Tím může být ekonomický systém s možností online zpracování účetnictví. Systém běží na zabezpečených serverech a podnikatel k němu má odkudkoliv a kdykoliv přístup. Podnikatel nebo jeho administrativní pracovníci v programu mohou provádět běžnou agendu, jako je vystavování faktur, pokladních dokladů a sledování závazků a pohledávek. Externí účetní firma pak nemusí znovu navstupovávat veškeré doklady do systému. Tím odpadá část nákladů. Účetní pouze zajistí správné zaúčtování jednotlivých účetních operací. Na konci každého měsíce či kvartálu vygenerují přiznání k DPH a sestavy pro zdravotní pojišťovny a okresní správu sociálního zabezpečení.
Protože ekonomický systém běží na zabezpečených serverech, mají k firemním datům přístup pouze ti, kterým podnikatel udělí přístupová oprávnění. Podnikatel tak může bez obav vyrazit na dovolenou a stále ví, co se ve firmě děje. Pokud má podezření, že data z informačního systému budou zneužita, může vybraným pracovníkům odebrat přístupy.
Některé ekonomické systémy již umožňují elektronické podepisování a odesílání dokladů přímo do informačních systémů obchodních partnerů. Podnikatelé tak rychleji získávají potřebné informace a mohou se efektivněji věnovat svému podnikání.
Tip pro Vás:
Společnost Profi-kancelář s.r.o., která funguje již od roku 2006 a má již stovky spokojených zákazníků vám jako začínajícímu podnikateli pomůže s rozjezdem vašeho podnikání a základní agendou. Více například o virtuální kanceláři, založení s.r.o. nebo a vedení účetnictví zde.
autor: Josef Blažek
