Jak snížit provozní náklady malé nebo střední firmy?
11.5.2022
Po založení firmy nebo u firmy, která podniká již nějakou dobu je důležité sledovat výdaje. Žádný podnikatel nechce přetížit zaměstnance nebo obětovat kvalitu výrobků a služeb i když jsou firemní finance napjaté a zdroje omezené.
Co jsou vlastně provozní náklady?
Provozní náklady na podnikání jsou každodenní výdaje, které platí podnikatel na provoz svého podniku. Sem patří náklady na prodané zboží, nájemné, bankovní poplatky, leasingové splátky za zařízení a služby, telefonní a internetové služby, pojištění nebo marketingové náklady. Také sem spadají výdaje na prodej, včetně cestovného, mzdové náklady a další výdaje na lidské zdroje a kancelářské výdaje.
V účetních výkazech se náklady na prodané zboží odečtou od celkových výnosů a získá se hrubý zisk. Poté se od hrubého zisku odečtou ostatní provozní náklady a získá se čistý zisk. To je částka, která zbývá k rozdělení mezi vlastníky podniku nebo k reinvestování.
Jak snížit provozní náklady?
Nejdřív musí podnikatel určit oblasti, kde je možné režijní náklady snížit. Podnikatel může zvážit zapojení zákazníků a dodavatelů do vyhodnocení možných oblastí zlepšení. Stejně důležité je správné posouzení výkazu zisku a ztráty, protože podnikatel nechce podstupovat zbytečná rizika, která by mohla poškodit výkonnost svého podniku. V kterých oblastech lze provozní náklady snížit?
- Investice do technologií
Prozkoumání současných administrativních procesů a identifikace oblastí, kde by automatizace a technologie mohly zaměstnance zbavit manuálních úkolů vede k výraznému snížení firemních nákladů. Kromě toho stroje nejsou náchylné k chybám, technologie tedy snižují počet lidských chyb.
Spousta online řešení může automatizovat různé funkce malých podniků za zlomek nákladů na zaměstnávání lidských zdrojů. Například namísto najímání účetního a zaměstnávání fakturačního oddělení lze zapojit fakturační a účetní software, který zvýší efektivitu. Náklady na marketing lze snížit díky marketingovým nástrojům na Facebooku, Instagramu nebo TikToku.
Je možné platit méně i za kancelářské prostory. S rozšířením počtu zaměstnanců pracujících na dálku lze zvážit zmenšení nebo zrušení kancelářských prostor. Podnikatel si může zřídit virtuální sídlo a využít technologie jako Google Drive nebo Basecamp, které centralizují ukládání dokumentů a souborů a pro komunikaci se zaměstnanci využít programy Skype, Slack, Trello nebo Zoom. Dá se ušetřit i na na cestovních výdajích, schůzky a prezentace se dají organizovat online.
- Outsourcing vedlejších podnikových funkcí
Dalším chytrým způsobem, jak snížit náklady podnikání, je nalezení outsourcingového partnera pro vedlejší podnikové funkce.
Například pokud firma spravuje pouze několik počítačových systémů, není nutné mít vlastní tým hardwarových specialistů. Kromě opravy počítačů může externí poskytovatel IT nabídnout služby jako je instalace softwaru, řešení problémů s výkonem a běžnou údržbu systému.
Přípravu daňového přiznání také zvládnou moderní účetní programy, podnikatel pak může záznamy a výkazy zaslat externímu daňovému odborníkovi.
Co se týče zákaznické podpory, udržování týmu zákaznické podpory může být nákladné kvůli náboru a školení. Mnoho malých podniků raději zadává činnosti zákaznické podpory externímu dodavateli, než aby je řešily vlastními silami.
V oblasti marketingu je dobré oslovit marketingové agentury. Agentury obvykle poskytnou návrh s doporučeními a rozpočty, což podnikateli pomůže vybrat toho správného externího marketingového partnera pro firemní potřeby.
- Najímání zaměstnanců
Výdaje na lidské zdroje se dají snížit pomocí chytrých náborových rozhodnutí, například vyhledáváním uchazečů s více dovednostmi. Dalším nápadem je najímání dodavatelů místo zaměstnanců na plný úvazek. Najmutí smluvních profesionálů je jen na tak dlouho, jak je potřeba k provedení práce, nemusí se jim platit, když práce není.
Profesionály si lze najmout například na psaní textů, vývoj webových stránek nebo grafický design.
- Vyjednávání s dodavateli
Platí firma za zboží a služby nejlepší možné ceny? Je dobré prozkoumat firemní výdaje a zjistit, kde by mohl podnikatel vyjednat lepší ceny. Zvážit lze množstevní slevy, výhody pro stávajícího dlouhodobého odběratele nebo ceny konkurence. Podnikatel by si měl zjistit, kolik si za stejnou službu nebo materiál účtují konkurenční dodavatelé, a využít tyto informace k vyjednávání. Pokud dodavatel neustoupí z ceny, tak dodavatele lze vždy změnit.
A i kdyby nešlo snížit celkovou cenu, podnikatel může získat jiné změny smluvních podmínek, například lepší platební podmínky nebo rychlejší dodání.
- Sledování a úprava obchodních funkcí
Podnikání, které má být úspěšné, je nepřetržitým procesem, který vyžaduje neustálé sledování, analýzu a přizpůsobování. Je nutné prozkoumat oblasti, které je třeba sledovat z hlediska potenciálních možností snížení nákladů.
Sem patří i čas zaměstnanců. Jsou některé části dne, týdne, měsíce nebo roku vytíženější než jiné? Pokud jsou zaměstnanci placeni od hodiny, podnikatel by měl naplánovat jejich práci ve více rušnějších obdobích a méně v obdobích, kdy je práce méně. Když bude mít podnikatel přehled o personálních potřebách, zajistí si pokrytí a zároveň ušetří peníze.
Za zvážení stojí i oblast skladování zásob. To může být nákladné, zejména při pronájmu skladových prostor. V softwaru pro správu zásob nebo v inventárních funkcích pokladního systému lze prozkoumat přehledy prodejů podle časových období a produktů k určení optimální úrovně zásob. Poté se dá zavést strategie “just-in-time” pro zásoby, v případě objednávek z elektronického obchodu se dá zavést dropshipping přímo od dodavatele.
Univerzální přístup ke snižování nákladů a zvyšování ziskovosti neexistuje. Něco, co funguje u jednoho podniku, nemusí fungovat jinde. Podnik, který zeefektivní firemní náklady je však v lepší kondici a může se snažit o zvýšení marží.
Zdroj obrázku: Pixabay.com
