Jak a proč by si měl jednatel s.r.o. zařídit elektronický podpis
19.8.2019
Velké množství komunikace mezi firmami dnes probíhá v elektronické formě. Pro zabezpečení přenášených dat a rovněž pro identifikaci osoby, která dokumenty vytvořila a odeslala, lze využít elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu. Elektronický podpis je zapotřebí rovněž pro komunikaci podnikatele s úřady.
Využití elektronického podpisu jednatele
Elektronický podpis lze využít především pro komunikaci s úřady. Elektronické podatelny finančních úřadů, České správy sociálního zabezpečení, zdravotních pojišťoven, úřadů práce nebo Celní správy umožňují elektronické podávání prostřednictvím vlastních aplikací, bez nutnosti využití systému datových schránek.
U právnických osob, které mají datovou schránku zřízenu automaticky při vzniku, je kvalifikovaný certifikát vhodný v případě, kdy má společnost více jednatelů. Pak je vhodné i dokumenty zasílané datovou schránkou opatřit kvalifikovaným certifikátem konkrétního jednatele.
S pomocí elektronického podpisu může jednatel podepisovat dokumenty a emaily. Dokument podepsaný elektronickým podpisem má stejnou váhu, jako dokument podepsaný úředně ověřeným podpisem. Prostřednictvím elektronického podpisu může jednatel společnosti posílat šifrované emaily svým kolegům nebo obchodním partnerům.
Jak získat kvalifikovaný certifikát?
Vydání prvního kvalifikovaného certifikátu se neobejde bez osobní návštěvy certifikační autority. Podklady pro ověření identity zákazníka a uživatele jsou vyžadovány jen při uzavírání smlouvy při vydávání prvotního certifikátu. O následný certifikát, který nahradí končící certifikát, již postačí zažádat elektronicky.
Vybrat si lze mezi kvalifikovaným certifikátem pro elektronický podpis a kvalifikovaným certifikátem pro elektronickou pečeť. Kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis identifikuje konkrétní osobu, certifikát pro elektronickou pečeť je možné přirovnat k razítku organizace a využijete ho zejména při automatickém odesílání ověřených dokumentů. Kvalifikovaný certifikát pro elektronickou pečeť lze vydat pouze zástupci právnické osoby, nikoliv podnikající ani nepodnikající fyzické osobě.
Kvalifikovaný certifikát, který jako jediný může sloužit pro komunikaci se státní správou, však mohou poskytnout pouze akreditované certifikační autority. V rámci akreditace musí tyto autority, oproti ostatním poskytovatelům certifikačních služeb, splňovat přísná kritéria, zejména v oblasti ochrany osobních údajů.
Akreditované certifikační autority jsou v současné době tři:
- První certifikační autorita, a.s. (I.CA)
- Certifikační autorita PostSignum (Česká pošta s.p.)
- eIdentity
Chcete získat elektronický podpis během 60 minut?
Chcete-li si zřídit elektronický podpis, ale zároveň i ušetřit čas a energii, řešení vám mohou poskytnout různé externí registrační autority. Jednou z takových autorit je firma provozující webovou stránku elektronickypodpis.cz. V případě zájmu vyškolení odborníci dorazí do vaší kanceláře a provedou vás celým procesem získání certifikátu, a to bez složitého vyplňování smluv a vyčkávání ve frontách. Výhodou je, že neztratíte zbytečně čas, v pohodlí vaší kanceláře zařídí vše potřebné, včetně dodání potřebného softwaru pro podepisování. Ve většině případů se jedná o poměrně základní Adobe Acrobat Reader DC, který je zdarma.
Podání učiněné prostřednictvím datové schránky nemusí být podepsáno elektronickým podpisem, neboť autenticitu dokumentu zajistí samotný systém datových schránek. Stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob (např. podpis dvou jednatelů společnosti s ručením omezeným). V takovém případě by musel být dokument podepsán uznávanými elektronickými podpisy všech takových osob.
autor: Josef Blažek (Inzerce)
