Datová schránka pro s.r.o. a OSVČ
3.2.2014
Datové schránky představují zaručený způsob elektronické komunikace mezi soukromými subjekty s veřejnou správou i mezi soukromými subjekty navzájem. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů rozlišuje datové schránky pro orgány veřejné moci, datové schránky vzniklé ze zákona (u firem, právnických osob) a datové schránky pro fyzické osoby – podnikajících a nepodnikajících.
Datové schránky pro firmy
Datové schránky pro firmy jsou zřizovány ze zákona a zcela automaticky. Založíte – li firmu, obdržíte od České pošty obálku s přihlašovacími údaji do firemní datové schránky. Ta slouží zejména ke komunikaci firmy s veřejnou správou. Orgány veřejné moci mají povinnost doručovat veškeré písemnosti, jejichž povaha to připouští, do datové schránky firmy. Úřady tak mají zaručeno, že se všechny odeslané písemnosti dostanou k rukám osoby, která je oprávněná jednat za firmu. Zároveň jim odpadá problém, zda doručovat na adresu oficiálního sídla firmy nebo na jinou nahlášenou adresu. Stejně jako u klasických zásilek, také u datových schránek je uplatňována fikce doručení. Datová zpráva je doručena přihlášením oprávněné osoby do datové schránky nebo po uplynutí deseti dní od dodání zprávy do datové schránky. Firmy by tak preventivně měly sledovat a pravidelně vybírat svou datovou schránku. Systém datových schránek umožňuje nastavení notifikací, které vás emailem upozorní na každou došlou datovou zprávu.
Datová schránka pro firmy umožňuje činit kvalifikovaná elektronická podání vůči orgánům veřejné moci. Datovou schránkou tedy můžete odeslat daňová přiznání a veškeré obdobné písemnosti. Tím, že je zpráva odeslána z datové schránky firmy, mají úřady zaručeno, že podání došlo skutečně od vás. Elektronicky učiněná podání jsou pak nahrána do informačních systémů jednotlivých úřadů. Za zprávy odeslané datovou schránkou orgánům veřejné moci nic neplatíte a zároveň máte přehled, kdy byly jednotlivé písemnosti skutečně doručeny.
Datové schránky pro fyzické osoby
Fyzické osoby, které chtějí komunikovat prostřednictvím datových schránek, musí o zřízení datové schránky zažádat. Datová schránka pro OSVČ je zřízena zdarma. Některé fyzické osoby mohou mít více datových schránek, neboť zákon rozlišuje datové schránky pro fyzické osoby, datové schránky pro OSVČ a datové schránky zřizované ze zákona (pro advokáty, daňové poradce, insolvenční správce, notáře či soudní exekutory). Pokud se OSVČ rozhodne pro zřízení datové schránky, bude do ní dostávat veškerá úřední sdělení. Zároveň nemusí platit za zřízení a obnovu kvalifikovaného certifikátu, který by jinak musela mít od 1.1. 2014. Česká správa sociálního zabezpečení totiž od tohoto roku bude přehledy o příjmech a výdajích přijímat pouze v elektronické podobě. Stejně tak souhrnná hlášení finančním úřadům bude možné podávat jen elektronicky. Podání zprávy učiněné z datové schránky pro OSVČ má stejnou váhu, jako elektronické podání podepsané kvalifikovaným certifikátem. Je také nesrovnatelně snadnější, neboť nevyžaduje instalaci certifikátu a dalších potřebných komponent. OSVČ se do své datové schránky může přihlašovat odkudkoliv, stejně jako se přihlašuje k emailu.
Systém datových schránek umožňuje kromě komunikace s úřady také komunikaci mezi jednotlivými majiteli datových schránek. Zprávy, které jsou odesílány jiným subjektům, než orgánům veřejné moci, jsou zpoplatněny podle sazebníku České pošty. Takto odeslané zprávy se nazývají poštovní datové zprávy a lze je přirovnat k dopisům s doručenkou. Datovou schránku tak můžete využít např. při e-fakturaci. Vaši fakturu nepošlete emailem, ale do datové schránky pro firmy. Tím máte potvrzeno, že vaše faktura skutečně dorazila jejímu příjemci.
Tip pro Vás:
Společnost Profi-kancelář s.r.o., která funguje již od roku 2006 a má již stovky spokojených zákazníků vám jako začínajícímu podnikateli pomůže s rozjezdem vašeho podnikání a základní agendou. Více například o virtuální kanceláři, vedení účetnictví nebo o založení s.r.o. zde.
autor: Josef Blažek
